Nesse artigo, há um guia prático, com 12 requisitos de suma importância para a otimização de estoque de peças de Manutenção, Reparo e Operação (MRO) e consumíveis, juntamente com os elementos de um sistema ideal de otimização. Essas melhores práticas são fundamentais para a otimização de itens em estoque e para alcançar os níveis de eficiência necessários para garantir o melhor desempenho de ativos e a redução de custos substanciais.

 

Determinar os níveis de estoque ideais para peças MRO deve ser uma ciência, não uma arte. Porém, para a maioria das organizações, representa um jogo de números impossível. Os gerentes de estoque são confrontados com o desafio de gerenciar milhares de itens, cada um com as suas características próprias, exigindo cálculos complexos e demorados. Sem uma metodologia estruturada e poderosas ferramentas analíticas, o gerenciamento proativo de grandes estoques se torna uma tarefa impossível, resultando em aumentar rapidamente os níveis de estoque, combinados com a escassez de peças de reposição críticas. Hoje as organizações que não possuem os níveis de estoque otimizados correm o risco de gastar mais e, ainda, ter um baixo desempenho de seus ativos.

Determinar os níveis de estoque ideais para itens de MRO

A fim de evitar caras rupturas de material os gerentes de Estoque de itens sobressalentes, muitas vezes, escolhem errar do lado da cautela, quando se trata de determinar os níveis de estoque. Porém, essa estratégia tem os seus custos. Itens sobressalentes consomem espaço, danificam com o tempo, às vezes, tornam-se obsoletos, aumentando o custo de carregamento dos estoques na organização. Com o tempo, estas quantidades de estoque sem giro, obsoletos ou inservíveis, transformam-se em desperdícios e perdas, que são lançados no resultado.

De maneira simples, otimizar o estoque significa encontrar o equilíbrio perfeito entre a demanda e a oferta. Os dois elementos principais que dominam e definem a otimização são o risco e o retorno do investimento. Poderia-se pensar em otimização de estoques, como a maximização do retorno em um determinado nível de risco ou a minimização do risco para um dado retorno esperado.

O trabalho de otimização de estoque de peças de reposição mantém um nível de estoque que, virtualmente, elimina as situações de ruptura melhorando a eficiência e reduzindo os custos de manutenção do inventário.

Qualquer empresa que possui estoque de itens de MRO pode se beneficiar fortemente na implementação de princípios e práticas de otimização.  Os níveis otimizados sugerem que uma organização está colocando o seu investimento em estoque onde e quando deveria, sem incorrer em riscos futuros não previstos.

Qual é o impacto sobre a rentabilidade? Um inventário otimizado constrói um ciclo de melhoria contínuo, que produza resultados sustentáveis, tangíveis ao longo do tempo, levando ao alto desempenho de ativos, à vantagem competitiva e aos resultados financeiros positivos.

 

Otimização de estoque de MRO

Pata alcançar os benefícios de Negócios, as empresas precisam de tecnologia, que suporta os requisitos de gestão únicos para itens que tem comportamento de baixo/baixíssimo giro, com itens de MRO. Esses requisitos são:

  • Alta criticidade;
  • Longo período de reposição (lead time);
  • Preço alto;
  • Geralmente, pouco frequentes e uso altamente variável;
  • As vezes baixa qualidade de informações ou históricos.

 

Não se engane, alcançar e manter a otimização de estoque é complicado, desafiador, e também, transformador. É por isso que as melhores empresas decidem levar adiante os benefícios de transformação de negócios, incluindo o aumento dos níveis de serviços, a redução dos níveis de estoque e a redução no risco de ruptura superando, em muito, os custos.

Com as ferramentas certas e tecnologia, apoiadas pelos processos corretos, além de melhores práticas, as empresas bem-sucedidas estão fazendo essa transformação e colhendo as recompensas substanciais.


 Tecnologia de otimização de Inventário 

Os estoques otimizados demandam muita informação, advinda de base de dados corporativos das empresas, assim como o monitoramento dos comportamentos dos itens em questão, com base em atualizações praticamente em tempo real. Um sistema de apoio à decisão, que incorporar as metodologias das melhores práticas, dá aos gerentes de Estoque uma ferramenta poderosa para gerenciar os seus objetivos de negócio e fazer as suas equipes serem significativamente mais eficientes.

Ao alavancas as ferramentas de tecnologia, os processos automatizados e as melhores práticas no gerenciamento do consumo e da reposição dos estoques, as organizações intensivas de ativos, geralmente, capturam resultados representativos, como:

  • Redução de 15-25% do capital empregado em estoque;
  • Diminuição 5-20% dos write-offs (baixas) de estoque em excesso e obsoleto;
  • Redução de 10-25% de rupturas de estoque, com maior disponibilidade e produtividade;
  • Redução de 10-25% nos custos administrativos para a reposição de estoque;
  • 33-66% menos tempo gasto no gerenciamento dos estoques.

 

AS 12 MELHORES PRÁTICAS DE OTIMIZAÇÃO DE ESTOQUE

As melhores práticas, requisitos de negócios muito importantes para a otimização dos estoques MRO, são baseadas na análise de dados e na otimização, com metodologias especializadas, desenvolvidas por empresas de ponta, e apoiadas pela ferramenta Oniqua Analytics Solution (OAS). Essas melhores práticas são comprovadas e fundamentais para à obtenção das reduções significativas de estoque e de savings substanciais na última linha, que são as características de otimização de estoques.

 

  1. ANÁLISE DE CRITICIDADE

Gerar um mapa de criticidade recomendado (código de impacto nos negócios) para cada item de estoque, analisado:

  • Aplicação (onde é usado ou instalado);
  • As classificações de commodities;
  • As considerações práticas do “mundo real” ou “ soluções alternativas”;
  • O levantamento de fornecedores ou fabricantes dos equipamentos originais;
  • O preço;
  • Os outros fatores e regras de negócios.

 

  1. PREVISÃO DE DEMANDA

            O comissionamento de equipamentos adicionais pode gerar um aumento da demanda representativo para certos itens de estoque. A previsão de demanda deve considerar, pelo menos:

  • A seleção de algoritmos de previsão apropriados e adequados à realidade MRO;
  • Seleção adequada de algoritmo para cada item de estoque (seleção individual automática);
  • Uso de distribuição de previsão e estatísticas, que é apropriado para uma ampla gama de itens, incluindo peças sobressalentes de baixo/baixíssimo giro e demanda intermitente (por exemplo, Poisson, binomial negativa, binomial, normal, entre outras);
  • As técnicas para a análise de uma grande quantidade de dados;
  • Capacidade de isolar a manutenção planejada versus a não planejada e, também, as demandas de Projeto;
  • As capacidades de usar o conhecimento de eventos esperados ou as tendências para traduzir em perfis de demandas futuras.

 

  1. PREVISÃO DE LEAD TIME (TEMPO DE REPOSIÇÃO)

A previsão de lead time de reposição é um fator-chave na determinação de estoques de segurança ótimos, sendo muito importante dominar esta habilidade:

  • Previsão do lead time médio, usando a ordem de compra e os recebimentos históricos;
  • Técnicas de identificação de outliers para eliminar os dados fora do padrão;
  • Substituir ou recalcular prazos de entrega, conforme o necessário;
  • Cálculo considerando a variação do lead time e o uso dessa variável na obtenção do nível de serviço esperado.

 

  1. PREVISÃO DO LOTE DE CONSUMO

O número de unidades normalmente necessário para uma aplicação (o tamanho do lote de consumo) também é um fator-chave para determinar os níveis de estoque. Uma boa solução de otimização de estoques deve fornecer:

  • A capacidade de prever o tamanho médio dos lotes de consumo;
  • As técnicas de identificação de outliers, para eliminar os dados fora do padrão;
  • A capacidade de substituir o tamanho do lote, conforme a necessidade;
  • O cálculo considerando a variação do lote de consumo e o uso dessa variável na obtenção do nível de serviço esperado.

 

  1. MODELAGEM ECONÔMICA

Os recursos de modelagem econômica têm de permitir a geração de simulações what if para as análises de trade-off:

  • Custos de manutenção de itens de estoque para diferentes tipos de itens;
  • Custos totais de reposição para diferentes métodos de compras;
  • Considerações de custos de frete e de compras de emergência;
  • Levantamento de custos de stockout, com base na criticidade e duração da ruptura;
  • Análises comparativas dos resultados existentes versus otimizados para diversas métricas.

 

  1. OTIMIZAÇÃO DE PARÂMETROS DE REPOSIÇÃO

Os parâmetros de reposição dos itens, níveis mínimos e máximos (MIN/MAX), utilizados pelos módulos de gerenciamento de materiais dos Enterprise Resource Planning (ERP’s) atuais são os principais determinantes dos resultantes do estoque. Os parâmetros de reposição devem ser otimizados periodicamente, para refletir as mudanças no consumo, o tempo de reposição, a criticidade, entre outros fatores:

  • Seleção de algoritmos apropriados para otimizar os níveis mínimos e máximos;
  • Uso de um modelo de custo econômico, que considera os custos de manutenção de estoque, reposição, diligenciamento e rupturas como uma alternativa preferida à abordagem de nível de serviço fixo;
  • Análise de itens individuais ou em grupos, dependendo do tipo e do campo a ser alterado;
  • Capacidade de alterar cenários what if e comparar os resultados otimizados contra o desempenho do estoque atual;
  • Inserção de restrições realistas, incluindo a capacidade máxima de armazenagem, os tamanhos de embalagem padrão e os tamanhos de lote.

 

  1. GERENCIAMENTO DE EXCEÇÕES

Para grandes e complexos estoques de itens de MRO, a abordagem de “gestão por exceção” garante que o tempo de revisão de níveis está focado nos altos valores agregados ou nos itens problemáticos. Os recursos de gerenciamento de exceção incluem:

  • Ferramentas para os usuários definirem qualquer número de exceção com os seus limites de alerta relacionados;
  • Capacidade de pesquisar, classificar e filtrar por exceções;
  • Mecanismos para excluir as alterações nos parâmetros de reposição para itens em condições de exceção.

 

  1. SEGMENTAÇÃO DE INVENTÁRIO

A segmentação dos estoques fornece alternativas de gestão, que aplicam diferentes técnicas de gestão para vários perfis de item diferentes:

  • Segmento do estoque com base em características como:
  • Valor de uso;
  • Custo de manutenção;
  • Frequência de consumo;
  • Disponibilidade;
  • Criticidade, entre outros.
  • Aplicar políticas estruturadas ou regras de negócios à gestão de cada segmento, como:
  • Controle manual de itens especiais;
  • Revisão de itens potencialmente obsoletos;
  • Itens apropriados para a otimização estatística;
  • Itens elegíveis a não estocáveis;
  • Estoques em excesso e obsoletos para eliminação.

 

  1. AVALIAÇÃO DE RISCO DE ITENS

Os estoques de MRO, geralmente, possuem uma elevada proporção de peças sobressalentes, que são de alto custo e críticas, com pouca ou nenhuma utilização prevista e longos prazos de entrega. A gestão desses itens requer técnicas específicas:

  • Modelagem de risco para a manutenção de zero, uma ou duas peças;
  • Capacidade de executar as análises de sensibilidade entre o Tempo Médio entre Demandas (MTBD) e o custo de ruptura.
  • Capacidade de modelar e substituir todos os parâmetros, a partir de uma decisão tomada;
  • Ferramentas de apoio à decisão, para ajudar a nova compra, ou decisões de substituição de sobressalentes;
  • Capacidade de modelar o ciclo de reposição de um item recuperado.

 

  1. CENTRALIZAÇÃO DE PEÇAS

As reduções significativas de valor global de estoque de segurança são possíveis, por meio do agrupamento ou compartilhamento de itens de alto valor, pouco frequentes (peças sobressalentes de garantia), quando analisa-se uma rede de vários sites. Para facilitar tais acordos, as empresas intensivas em ativos precisam:

  • Identificar as peças comuns, que são apropriadas à centralização;
  • Estabelecer a quantidade ideal de peças em um estoque centralizado;
  • Determinar o local ideal de centralização das peças de reposição.

 

  1. CONHECIMENTO

Capturar e manter o conhecimento organizacional com relação ao planejamento dos estoques é um processo primordial na prevenção de erros. A solução de otimização de estoques deve ter:

  • Notas de captura e comentários para os itens de estoque;
  • Fornecer uma trilha de auditoria para a avaliação das decisões;
  • Garantir a alta qualidade dos dados de entrega;
  • Ter a possibilidade de inserir lembretes.

 

  1. RELATÓRIOS DE KPIs

Os Key Performance Indicator (KPIs) de estoque são de suma importância para permitir o acompanhamento e o progresso das ações de melhorias dos projetos a serem rastreados. Estes relatórios têm de conter:

  • Uma seleção de relatórios para o gerenciamento dos estoques pré-definida;
  • Capacidade de apresentar rapidamente uma ampla variedade de KPIs;
  • Capacidade de customização de relatórios.

 

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Para as empresas altamente intensivas em capital, atualmente, a vantagem competitiva exige atitudes positivas, em relação à inovação e à tecnologia. Sem soluções de tecnologia e melhores práticas, as empresas são levadas a utilizar processos manuais, funcionalidades standards dos sistemas ERPs e bancos de dados legados ou planilhas paralelas. Essas abordagens são muito propensas ao erro e muito difíceis de sustentar em uma rotina.

Alcançar e manter a otimização dos estoques, além de viável, é muito rentável, desde que seja feita com as ferramentas corretas e o tipo certo de ajuda. Existem sistemas específicos para este tipo de gestão, que combinados com as capacidades analíticas exigidas pela complexidade da operação, ajudam a cumprir esses 12 requisitos de negócios, descritos nesse artigo.

É por isso que as empresas líderes dos setores de petróleo, mineração e indústria de utilidades, em todo o mundo, agregam mais valor aos sistemas ERPs com recursos de otimização de estoques de MRO de sistemas especializados e melhores práticas.

 

Esse artigo foi escrito em parceria com Andy Hill, CEO e cofundador do Oniqua, parceiro internacional da MRO Logistics e empresa responsável pela criação e desenvolvimento do Oniqua Analytics Solution (OAS).

Andy iniciou a sua carreira na Rolls Royce Aerospace, no Reino Unido e, mais tarde, criou uma empresa de consultoria, com sede na Austrália, especializada na otimização de inventários de peças de manutenção. Com o desenvolvimento do Oniqua Analytics Solution (OAS), tem ajudado muitas organizações em países da Ásia, África, América do Sul e América do Norte.

Esse artigo foi publicado na Revista Mundo Logística, edição de Janeiro de 2016 (http://www.revistamundologistica.com.br/portal/ed50.shtml)